De perfecte vergaderruimte

Perfect is altijd een groot woord, echter is het zeker niet onhaalbaar; Het inrichten van de perfecte vergaderruimte. Smaken verschillen, dat mag duidelijk zijn. De een vindt een plant op tafel een goed plan terwijl de ander meer waarde hecht aan een ruimte zonder afleiding. De een kijkt liever met zijn allen naar één gezamenlijk beeldscherm, waar de ander liever met een individuele laptop werkt. Zo kan het woord ‘perfect’ in verschillende vormen opgevat worden, alleen gaan we hier niet praten over smaken en interesses.

In dit artikel hanteren wij het standpunt dat een vergaderruimte perfect is wanneer deze zorgt voor een productieve, soepele en scherpe vergadering. Onderaan de streep is dit namelijk waar een vergaderruimte voor dient.

Waar te beginnen

Wanneer u begint aan dit project is het handig de volgende woorden in uw achterhoofd te houden: Concentratie, Comfort en Energie. Met deze elementen zorgt u er namelijk voor dat medewerkers tijdens een vergadering niet afgeleid raken om welke reden dan ook, en u heeft ook direct de garantie dat uw collega’s meer input geven in de zaken die besproken worden.

Wat heb ik dan wel nodig?

Nieuwe vergaderstoelen kopen kan de houding én de hoeveelheid energie van uw collega’s positief stimuleren, omdat zij door een beter comfort niet afgeleid raken van pijn in hun billen, ruk of nek, en omdat het lichaam zich kan ontspannen tijdens de vergadering. Investeer in kwaliteit, want u wilt niet elke maand vergaderstoelen kopen.

Daarnaast is de belichting van de ruimte van groot belang, aangezien u niet wil dat mensen afgeleid raken door de zon in hun ogen wanneer u op een beamer de maandcijfers staat te bespreken. Denk dus na over verlichting en verduistering. U moet de ruimte kunnen aanpassen aan alle mogelijke omstandigheden.

Verder hebben uw collega’s recht op wat te drinken of te eten. Meestal blijven deze achter in de kantine, echter beurt niks een vergadering meer op dan een kopje koffie of de mogelijkheid de lippen te bevochtigen met een glas water. Dit verhoogt de motivatie en productiviteit.

Zo lastig is het dus niet

Vergaderstoelen kopen, lichtinval en consumpties voor de medewerkers kunnen een gigantisch verschil maken op de drie eerder benoemde fronten: Concentratie, comfort en energie.
Het belangrijkste is dat de ruimte is afgesteld op de bedrijfscultuur, het gespreksonderwerp en het moment van de dag. Deze factoren bepalen de vergadering, en dus zouden deze factoren prima terug mogen komen in de vergaderruimte zelf.

Voorbereiding is het halve werk

Bovenstaande kan altijd tegengewerkt worden door een slechte voorbereiding, dus wees voorbereid! Dan weet ik zeker dat uw vergaderruimte binnenkort de stempel ‘perfect’ mag ontvangen.